Les avantages de la signature électronique

signature électronique

Publié le : 17 septembre 20226 mins de lecture

À l’ère du numérique, vous pouvez vous servir de la signature électronique en remplacement de vos process papier grâce à une plateforme dédiée. Il est donc possible de réaliser directement des économies importantes sur les prix d’envois postaux. Vous pouvez également laisser les tâches chronophages. Quels sont les avantages de la signature électronique ?

Pourquoi opter pour une signature électronique ?

La signature ou la contresignature des documents est souvent une tâche assez longue et fastidieuse. En fait, vous devez généralement répéter l’opération. Sachez qu’il est aujourd’hui possible d’apposer sur vos documents une signature numérique. Elle reste un gage d’authenticité de nouvelle époque. En quelques clics seulement, vous pouvez vous servir de votre cachet électronique, grâce à une plateforme spécialisée Plug & Sign. Pour obtenir plus de détails, consultez cette page.

Utiliser le tampon d’entreprise numérique vous permet de gagner un temps précieux. À noter que l’intégrité de vos documents sera à temps grâce à l’horodatage qualifié répondant aux normes en vigueur (norme EN 319 411). Vous pouvez auto-signer vos documents. Vous pouvez aussi cacheter simplement et rapidement un document et choisir l’endroit pour mettre le cachet. Vous aurez également de multiples choix de cachets d’entreprise. Vous pouvez sceller en toute confiance vos documents au nom de votre société.

Pour contresigner vos documents, vous devez suivre quelques étapes importantes. Sachez que vous pouvez choisir l’application automatique du cachet de votre entreprise pour signer vos documents. Vous aurez la possibilité d’utiliser la signature électronique pour vos envois en masse ou unitaires.

Il est toutefois essentiel de disposer d’un cachet d’entreprise pour chaque entité juridique existante de votre société. Heureusement, vous pouvez aujourd’hui créer plusieurs cachets électroniques que vous souhaitez. Il suffit de trouver sur votre compte personnel tous vos cachets via la plateforme. Sélectionnez en toute simplicité celui que vous voulez pour l’appliquer sur vos documents.

Comment fonctionne un cachet d’entreprise numérique ?

Le cachet digital est une solution révolutionnaire et innovante. Il facilite et accélère les tâches administratives d’une entreprise. Comme le cachet d’entreprise classique, le cachet numérique rassure vos destinataires sur la véracité et l’authenticité de vos documents. Le tampon numérique est une meilleure alternative pour dématérialiser votre cachet encreur. En vous servant d’une signature électronique, vos documents seront conformes aux nouvelles exigences de la législation eIDAS. Elle associe les signataires à un document sous forme d’un message codé et sécurisé.

Le cachet numérique est souvent utilisé sur plusieurs documents électroniques tels que les relevés, les factures, les reçus, les documents financiers, les contrats, etc. Il sécurise vos transactions et permet d’éviter la falsification de vos documents. Il suffit de disposer d’une simple connexion Internet et d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone. Notez que l’opération est entièrement en ligne.

Sachez que le cachet électronique ou cachet d’entreprise est un cachet d’une personne morale marquant l’authenticité d’un document. Pour l’obtenir, vous devez désigner l’entité légale du cachet et définir une personne physique qui se charge du cachet électronique. Il est aussi obligatoire de fournir le passeport ou la carte nationale d’identité de ce responsable. Le KBIS de votre entreprise est également demandé pour pouvoir enregistrer le cachet. Il doit avoir moins de 3 mois.

Opter pour la signature numérique par envoi unitaire

Optez pour la signature numérique afin d’économiser votre argent et gagner du temps. Vous pouvez envoyer en un clic vos fichiers aux destinataires que vous voulez. En fait, elle fait preuve de l’intégrité des documents signés ainsi que du consentement du signataire. Notez que vous aurez à votre disposition un carnet d’adresses pour mieux gérer vos signataires. Vous pouvez relancer de manière automatique vos destinataires.

D’ailleurs, la mise en place d’une signature électronique au sein de votre entreprise permet de fluidifier vos process et traitements et d’accélérer votre transformation digitale. Une fois que le dispositif est mis en œuvre, il est important de garantir la signature de vos documents par vos destinataires. Vous recevez un mail et un SMS s’il y a des personnes qui n’ont pas encore signé vos fichiers.

Les principaux avantages de la signature électronique

La signature électronique augmente considérablement vos taux de signature. De plus, vos équipes gagnent un temps considérable face à des tâches plutôt chronophages. Ils peuvent envoyer en moins de deux minutes des documents numériques à faire signer à vos destinataires.

Vous pouvez placer vos cartouches de signature où que vous le voulez. Vous pouvez également préciser les documents optionnels en signature. Il est aussi possible de dupliquer rapidement une signature.

Sachez que la signature électronique vous protège juridiquement. De plus, elle augmente fortement le taux de conversion des prospects en clients potentiels.

Ainsi, privilégiez les plateformes certifiées eIDAS, simples d’utilisation et multi-usagers. Elles vous permettent d’envoyer en quelques clics vos fichiers à signer et gérer vos signataires et vos envois en créant votre carnet d’adresses. Vous pouvez faire de nombreuses fois le même envoi en effectuant quelques clics. Vous pouvez dupliquer facilement un envoi. Vous pouvez également suivre en toute simplicité l’état d’avancement de vos campagnes et connaître en un clin d’œil le taux de retour.

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